Amigos, el tiempo es una variable que es igual para todos. No cambia. Es constante. Entonces, ¿por qué hay personas que parece que no tienen tiempo para hacer sus tareas?

La clave fundamental de la gestión del tiempo es la planificación. Qué fácil es decirla, pero qué difícil es llevarla a cabo.

Somos nosotros quienes decidimos como nos influye el tiempo y cómo lo gastamos. Reuniones, elaboración de presupuestos, lectura y contestación de emails, llamadas por teléfono, etc., todo tiene su horario de inicio y de final. Aquí es cuando muchos de vosotros diréis… ¿cómo puedo saber si una reunión se alarga?, o ¿Cómo puedo terminar un presupuesto si un compañero no me ha mandado una parte que tiene que hacer él?, o “me llegan emails durante todo el día, ¿Cuándo los leo? Todas estas preguntas son muy fáciles de contestar. Aquí va la respuesta: Planifica los imprevistos.

¿Y cómo se planifica un imprevisto? Muy sencillo. Planifica en tu gestión de tareas del día tiempo para este precioso ladrón del tiempo. Cuando tienes una reunión, puedes saber si se va a alargar o no, porque sabes el tema que se va a tratar. Si no lo sabes, pregunta. Si eres tú el que convoca la reunión, proporciona el orden del día de lo que se va a hablar. Y si aun así se prolonga la reunión, cuando se pasa de tiempo, comunica que te tienes que marchar para seguir realizando tus tareas. Tenemos que enseñar a nuestros clientes y compañeros que nuestro tiempo es muy importante y que tenemos que usarlo correctamente.

¿Y los emails que nos llegan durante toda nuestra jornada laboral? Tenemos que intentar tener un horario en nuestra gestión del tiempo del día para leerlos y contestaros. A primera hora del día, a mitad de jornada y al final. Por ejemplo. Pero solo tú puedes conocer cuál es el momento perfecto para poner en tu agenda esta tarea.

¿Y los compañeros que nos interrumpen? Si lo que te piden se puede realizar en 5 minutos y no crees que te pueda ocasionar mucho problema, hazlo. Si se puede prologar más de la cuenta, comenta a tu compi de forma asertiva que ahora mismo no lo puedes hacer por estar haciendo algo que es importante y que más tarde lo realizarás. Y por supuesto, cumple tu palabra. Haz la tarea en el tiempo que le has dicho.

Y ahora viene la gallina de los huevos de oro. ¿Qué es importante? ¿y qué es urgente? Sólo tú puedes saberlo, pero no podemos poner todas las tareas como importantes y urgentes. Tú sabes cuando hay que entregarlo, sabes si esa tarea tiene detrás otra que tiene que hacer otro compañero. Sabes todas las variables de la tarea. Elije si la haces o la agendas.

En la siguiente entrada sobre gestión del tiempo hablaremos sobre una herramienta que creó el 34º presidente de EE.UU y general de rango 5 estrellas del ejército, Dwight D. Eisenhower, la Matriz de Prioridades o Matriz de Eisenhower.