6 meses ago
Una decisión estratégica
Clave para la competitividad de las empresas. La comunicación bien trabajada es un arma que transformará tu negocio desde dentro. Si creas una estrategia adecuada a tu propuesta de valor, intereses y objetivos, mejorarás el impacto en el mercado y en los stakeholders.
Hacer un único paquete con una herramienta tan amplia es complicado. Para ponerle el cascabel al gato, empezaré por clasificarla según a quién vaya dirigida. Así, podemos encontrar dos son las líneas fundamentales del trabajo estratégico en comunicación: la comunicación interna y la externa.
En este blog, me centro en la comunicación interna. Esta está basada en cómo compartimos información de cualquier peso específico entre las estructuras internas de nuestra empresa, se produzca de manera formal o informal.
Si dominamos la composición de esta fórmula y la aplicamos a cualquier grupo de opinión, tendríamos la clave para efectuar este tipo de comunicación de modo eficiente:
Comunicación interna es igual a Qué, Cuándo, Por Qué:
- Qué quiero comunicar.
- Cuándo y cada cuánto debo comunicar algo.
- Por qué, qué sentido tiene comunicar y para qué lo comunico.
En la empresa se producen muchas situaciones comunicativas. Vamos a profundizar en una de ellas: las reuniones.
Debemos pensar en establecer los hitos y procesos necesarios para cumplir con esta ecuación. Un cuadro de mandos de reuniones (CMR) es vital para establecer las normas por las que de manera articulada los/as responsables de departamentos y la dirección conseguirán una plena planificación en este sentido.
Crear un procedimiento para la celebración de reuniones internas (PRI), donde se establezcan los formatos adecuados para convocar las reuniones y la creación de las evidencias (actas) de las celebraciones, las tareas a celebrar posteriores y las responsabilidades de ejecución forman parte del compromiso de ejecución de CMR.
Para que puedas verlo más claro, comparto contigo un ejemplo:
Un departamento convoca a otro a una reunión urgente. Si trabajamos correctamente la comunicación interna, esa convocatoria debe incluir:
- Rol de cada interviniente y tareas.
- Fecha de celebración.
- Hora de inicio y fin. Este punto es crítico. Casi siempre se excede el horario. Las reuniones que no se sabe cuándo acaban son desagradables para la mayoría de nosotros. Tenemos la solución, parece evidente pero no siempre se aplica: la persona que la modera debe dar un margen de 10 minutos máximo sobre la hora prevista para terminar. Si no lo hemos logrado, se propone una nueva cita para tratar los temas que falten.
Recuerda que, normalmente, quien convoca modera la reunión. Además, se encargará de anotar todo lo que sucede en el encuentro y las conclusiones y acuerdos. Este documento resumen, el acta, envíalo a todos los asistentes y asegúrate de que aparecen los compromisos de cumplimiento temporal de las tareas que han emanado de la reunión.
Convertir las reuniones en eventos atractivos y útiles para que tu gente las perciba como un tiempo bien invertido no tiene secretos: sigue estas reglas fundamentales y cuéntanos cómo te ha ido.
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